Где деньги, Лебовски?

Несвоевременная оплата счетов, к сожалению, является повседневной головной болью для многих компаний, независимо от бизнес-модели: страдают и B2B и B2C предприятия. Конечно, в сфере партнерского маркетинга такая проблема тоже существует — в конце концов, это тоже бизнес, завязанный на взаимодействии различных компаний и людей, и не всегда партнеры платят в срок. И хотя каждая ситуация индивидуальна, в этой статье мы поговорим о том, что вы можете сделать, чтобы получить наконец свои кровно заработанные (не выходя за рамки закона и морали) и выстроить процессы так, чтобы реже сталкиваться с просрочками.

Как все-таки получить оплату

Очень часто если платеж задерживается, тяжело мыслить рационально: мы просто начинаем трясти клиента/партнера за все, за что можем ухватиться, но это оставляет негативные впечатления и может сильно отпугнуть человека (да, он сам виноват, но вам то от этого легче не будет — деньги убегут). Поэтому прежде чем приступать к радикальным мерам, лучше пройтись по следующим пунктам.

Напишите вежливое электронное письмо

Если уже прошло какое-то время с тех пор, как вы выставили клиенту счет, а деньги вам так и не поступили и клиент с вами не связывается: для начала, сделайте глубокий вдох, потом выдох, и проверьте все данные и платежки — возможно, вы что-то упустили. Если же вы убедились в том, что все ваши данные верны и оплата действительно не поступала, то пора действовать.

Если речь идет о клиенте, который постоянно задерживает платежи — это одна история. Однако иногда людям просто нужно небольшое напоминание или нежный пинок. Вежливое повторное письмо с указанием номера счета, срока оплаты и вопросом, когда вы можете ожидать оплату — это все, что вам нужно для изящного напоминания о себе и обязательствах клиента. 

Позвоните по телефону

Если вы можете позвонить своему клиенту, вероятность получения оплаты сильно возрастает. Это не будет легкий разговор, но он таким и не должен быть — пусть клиент окажется в неловком положении, если он постоянно не платит вам вовремя. Если же это разовая история, и со стороны клиента есть объяснение проблемы, которое вы готовы принять, то не стоит сильно нагнетать обстановку.

Может случиться такое, что клиент захочет оспорить какую-то часть счета. В таком случае постарайтесь оперативно организовать оплату оставшейся части задолженности, чтобы вы могли возместить себе хотя бы часть суммы. 

Конечно, работать ли дальше с таким клиентом — решать вам. Однако запись вашего разговора может оказаться неплохой идеей: хуже уже точно не будет, а вот помочь как-то в будущем эта запись может (например, чтобы у вас было зафиксировано, на какие условия в итоге клиент согласился или не согласился). Обязательно проговаривайте в записи или фиксируйте другим способом, с кем вы говорите, дату, время и итог разговора.

Если вы теряетесь, как вести диалог и с чего начать, вот несколько вопросов, которые вы можете задать во время звонка:

• Вы получили наше последнее письмо о просроченном счете? 
• Есть ли у вас какие-либо проблемы со счетом, которые мы можем решить, пока разговариваем по телефону?
• Как вы думаете, когда вы сможете произвести платеж?

Автоматизируйте процесс

Убедитесь, что в вашей бухгалтерии наведен порядок. Может быть трудно следить за денежными потоками, если вы постоянно создаете счета вручную и каждый раз отправляете их по электронной почте.

Если вы используете бухгалтерское ПО, у вас есть возможность автоматизировать процесс выставления счетов: заранее написанные электронные письма будут рассылаться вашим клиентам и партнерам с напоминанием о сроках оплаты — и так будет продолжаться до тех пор, пока счета не будут оплачены.

Конечно, данный пункт скорее освобождает вас от механической работы, чем гарантирует оплату — в какой-то момент все равно может понадобиться ваше включение в процесс. 

Обдумайте дальнейшие действия

Если ничего из этого не помогает, вам придется взяться за дело серьезно. Существует множество подходов к взысканию непогашенного долга, письма и звонки это только начало — запаситесь терпением. Если ваш оппонент не идёт на контакт по-доброму, можете прервать отношения с этим клиентом и предать историю огласке. Если компания дорожит своей репутацией (а мы надеемся, что с другими вы не работаете), велика вероятность, что вы получите оплату под давлением мнения профессионального комьюнити. Конечно, есть мнение, что если всё совсем плохо, можно обратиться к услугам коллектора, но тут мы вам инструкцию дать, увы, не сможем.

На будущее

Самое лучшее, что можете сделать для себя (неважно, компания вы или физ. лицо) — это обсудить все условия проведения сделки с партнером «на берегу» и заключить чёткий и развёрнутый договор, который обязывает при задержке внесения средств на ваш счёт выплатить неустойку. Как минимум это снизит вероятность задержки оплаты.

Однако если проблемы с оплатой не являются для вас чем-то из ряда вон выходящим, а составляют вашу повседневность, возможно, вам следует проанализировать следующие моменты и скорректировать ваши действия при отправлении счета на оплату в следующий раз:

1. С кем из компании-партнёра вы взаимодействуете: действительно ли это лицо, принимающее решения. Если начнутся задержки выплат, от простого секретаря будет сложно чего-либо добиться.
2. Как вы отправляете счет: в какой форме, что содержится в письме, какой канал коммуникации для этого используется.
3. Как ваш партнёр/клиент может вам заплатить, достаточно ли у вас удобных способов оплаты: платежные системы, валюта, крипто-кошельки.
4. Когда вы отправляете счет: день месяца или другого отчетного периода, время суток.
5. Какие сроки даются на оплату и взимаются ли проценты за просрочку.

Понаблюдайте за процессами после анализа ситуации и корректировки процессов выставления и оплаты счетов: если процент неоплаченных счетов уменьшается — вы на верном пути. Если нет — что-то упущено: пересмотрите свое взаимодействие с партнерами/клиентами и пробуйте снова.