Гибридные конференции: организация, сложности, успех

4 апреля 2023
199
0
На чтение: 4 мин

Пандемия показала, что умение работать с онлайн-форматом и быстро адаптироваться может стать незаменимым конкурентым преимуществом. Сейчас острая необходимость в подобных  ивентах спала, зато организаторы конференций отлично набили руку за прошедшие два года, да и спрос в духе «так хотелось на ивент, но далеко и дорого» остался. На помощь теперь приходит золотая середина — гибридный формат. И вам необходимо кое-что узнать об его организации…

Без чего не обойтись?

  • В первую очередь — без предварительного плана. Начнем с офлайн части: где она будет проходить? И сколько людей вы планируете пригласить? Даже если спикеры отработают на полную, впечатление может оказаться испорченным из-за промашек с организацией. Слушатели едва ли обладают способностью стоически абстрагироваться от обстановки. Так что при планировании помните, что если аудитория кучкуется в душном крошечном зале или с недоумением осматривают полупустой стадион — эффект будет один. И он вам не понравится.
  • Контакт с аудиторией. Обговорите все заранее: место, время, цены (особенно актуально для билетов с дополнительными бонусами). С выбором времени проведения конференции нужно быть особенно внимательным: учитывайте, в каких часовых поясах находится большая часть вашей целевой аудитории. Но у вас есть варианты решения на выбор. Можете заранее провести голосование среди посетителей, чтобы выявить оптимальный вариант. Можете выбрать время местности, где конференция пройдет в режиме офлайн.
  • Вовлеченность «онлайн» слушателей. С ними сложно: возможностей при живом контакте больше. А вот те, кто физически на конференции не присутствуют, «теряются». Для них нужны возможности активно участвовать в обсуждении. Да и нетворкинг с обменом контактами никто не отменял!
  • Четкое планирование тематических блоков. Сидеть и вникать молча слишком долго — скучно. Особенно если не чувствуешь живой «энергетики» спикера. И особенно если это происходит в режиме онлайн. Поэтому перебивки на дискуссию, общение в общем чате и юмор (уместный и не в раздражающий в своем количестве) сыграют на пользу.
  • Проработка функционала онлайн-платформы. Возможности у них бывают разные: стримы в режиме реального времени, виртуальные доски, закрытые комнаты, эксклюзивный контент, даже пространства, полностью перемещенные в 3D есть, и… Да хоть банальная регистрация: сделайте ее максимально простой и понятной, получите плюсик в карму и уважение слушателей.
  • Репетиции и проверка оборудования. Даже если вы разобрались во всем с первого раза — не значит, что так получится и со спикерами. Многие привыкли работать или онлайн, или офлайн. А вот совмещать — новый опыт. С оборудованием тоже надо заранее убедиться, что все сработает, как надо. Даже если это сотая перепроверка. Главное — спокойствие и уверенность. И ваша, и спикеров.
  • Запасные варианты. Кто-то может заболеть, забыть, запутаться в графике (подставьте нужный вариант). Поэтому не будет лишним подготовить контент на такой случай. Он будет крутиться, чтобы не возникла заминка.
  • Реклама мероприятия. Ссылки — короткие и запоминающиеся, объявления — броские, но не слишком пестрые. Если объявление о переносе конференции  — можно и пестрые, лишь бы информация дошла и никто ничего не перепутал.

Полезные инструменты для гибридных ивентов

Удобный инструментарий — ваш путь к успеху. О возможных проблемах вы уже знаете, значит, пора перейти к практике. Так что же нашлось полезного для гибридных конференций? И какие у них фишки?

Zoom Events

Платформа предоставляет:

  • Виртуальную выставочную площадку;
  • Возможность просматривать информацию о спикере. Так слушатели могут извлечь максимум полезной и актуальной для себя информации.
  • Размещение записей трансляций(в открытом и закрытом доступе).
  • Свободное оформление для страницы регистрации, символов, логотипов.

Гибридные конференции: организация, сложности, успех

Expocom online

  • На ней вы сможете провести выставки, вебинары и конференции.
  • Есть окно трансляции, возможность групповых видеозвонков.
  • Понятный интерфейс.
  • Нет ограничений по времени.
  • Автоматические отчеты о слушателях и их интересах.

Гибридные конференции: организация, сложности, успех

Everytale

  • Можно заранее просмотреть весь перечень спикеров.
  • В наличии опросы и тесты, чтобы онлайн аудитория не скучала и всегда могла выразить свое мнение.
  • Есть автоматическое создание перевода на шесть языков. А если у вас еще и переводчик есть — тем более прекрасно, найдется специальный модуль.

Гибридные конференции: организация, сложности, успех

Big Marker

  • Вы сможете создать мобильное приложение под свою конференцию.
  • Есть опросы, аналитика, отчетность о посетителях.
  • Три варианта в плане цены: Basic, Enterprise и Enterprise+. Узнать больше вы сможете на сайте.

Гибридные конференции: организация, сложности, успех

Whova 

  • Если верить веб-сайту, экономия 60% времени на логистике вам обеспечена.
  • Опросы, рубрика вопросов и ответов, разные интерактивные активности, чтобы разнообразить конференцию.

Гибридные конференции: организация, сложности, успех

Event Rocks

  • Можно задавать вопросы спикерам через приложение.
  • Трансляция проходит и на самом сайте, и в приложении.
  • Есть интерактивы для вовлечения онлайн аудитории, будь то опросы или экскурсии в VR.
  • Участникам приходят PUSH-уведомления с важной информацией.
  • Платформа подходит под общение пользователей (нетворкинг).

Гибридные конференции: организация, сложности, успех

Выводы

Несмотря на сложности синхронных выступлений в онлайн и офлайн, гибридные конференции дают больше возможностей удовлетворить потребности аудитории. Кто хочет и может — приезжает увидеть все вживую, а онлайн-посетители не остаются обделенными вниманием и активностями. А для вас — плюс к репутации за организацию такого гиганта среди ивентов. Главное — на этапе планирования учитывайте опыт других организаторов, даже если их конференции не на 100% совпадают по формату с вашей задумкой.

Есть что рассказать об арбитраже трафика?
Стань автором ZorbasMedia!
Оставить заявку